> Initiierung

   > Planung

   > Durchführung & Controlling

   > Abschluss

   > Nachprojektphase

Der hier dargestellte PM-Prozess wurde von der Hagen Management GmbH entwickelt. Der PM-Prozess beinhaltet zentrale PM-Aufgaben von der Initiierung bis zum Abschluss eines Projekts.

• Initiierung: Die Grundlagen des Projekts (Problemstellung, Kundenanforderungen, Ideen, Probleme, Ziele etc.) werden gesammelt, analysiert, geplant und in Form eines Projektauftrages dokumentiert. Dieser bildet die Entscheidungsgrundlage für den Projektauftraggeber (PAG).
• Planung: Wenn das Projekt offiziell gestartet ist, konkretisiert das Projektteam in der Planung die Projektinhalte (Ziele, Aufgaben, Risiken etc.).
• Durchführung & Controlling: Sobald die Planung einen ausreichenden Detaillierungsgrad erreicht hat, wird mit der Umsetzung begonnen. Parallel dazu steuert und überwacht der Projektmanager den Projektverlauf. 
• Abschluss: Ein Projekt sollte genauso systematisch beendet werden, wie es begonnen wird. Erfahrungswerte (Lessons Learned) gehören kritisch reflektiert. Die Projektergebnisse müssen entsprechend evaluiert werden (on scope, on budget, on time?). Die Ergebnisse des Projektabschlusses sind in einem kurzen Abschlussbericht zu dokumentieren.
• Nachprojektphase: In der Nachprojektphase werden die Projektergebnisse genutzt. Oft ist es wichtig und ratsam, auch die Verantwortlichkeiten für die Nachprojektphase klar zu definieren.

Wichtig: Die verschiedenen Teilprozesse können zeitlich parallel ablaufen. So kann es beispielsweise sinnvoll und notwendig sein, Schritte der Planung schon während der Initiierung durchzuführen. Oder umgekehrt können Aufgaben der Initiierung während der Durchführung relevant werden (z.B. zur Initiierung einer neuen Projektphase).

• PM-Prozess
• Projektprozess
• Meilensteine
• Projektphasen
• PM-Methodik

Nach unserem Verständnis ist ein PM-Prozess ein generischer Managementprozess. Dieser kann auf quasi alle Projekte umgelegt werden. Wichtig ist jedoch, dass Sie den PM-Prozess dem jeweiligen Projekt anpassen - und nicht umgekehrt.

Der PM-Prozess beinhaltet wesentliche PM-Aufgaben, die notwendig sind, um ein Projekt systematisch und professionell zu initiieren, zu planen, zu steuern und abzuschließen.

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Der Projektprozess ist laut DIN 69904 der "Prozess, der unmittelbar die Erzielung von Projektergebnissen bewirkt." Damit wird im Projektprozess die Wertschöpfung im Projekt erbracht, wohingegen der PM-Prozess als (notwendiger) Overhead klassifiziert wird.

Ein Projektprozess für ein IT-Projekt kann beispielsweise wie folgt gestaltet sein (= Wasserfallmodell): Anforderungen - Analyse - Entwurf - Implementierung - Test - Inbetriebnahme - Wartung.

Der Projektprozess wird üblicherweise im Rahmen der Initiierung oder der Planung festgelegt.

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Die standardisierten Meilensteine des hier beschriebenen PM-Prozessmodells sind:

1. Projektauftrag
2. Projektdetailpläne
3. Projektziele erreicht
4. Projektorganisation aufgelöst

Zusätzlich werden zur Strukturierung des jeweiligen Projektablaufs (Project Life Cycle) weitere projektspezifische Meilensteine festgelegt. Dadurch erhält das Projekt eine entsprechende Struktur, was das Controlling, die Kommunikation über das Projekt und die Projektsteuerung wesentlich erleichtert.

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Laut DIN 69901 ist eine Projektphase ein "zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufs, der sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt ist." Diese Trennung erfolgt in der Regel durch einen Meilenstein.

Projektphasen müssen nicht immer sequenziell aufeinander folgen - sie können sich auch teilweise überlappen - sprich parallel ablaufen. Dies ist insbesondere dann notwendig, wenn der Zeitrahmen für das Projekt sehr eng gestaltet ist (Stichworte: speed to market, simultaneous engineering, concurrent engineering).

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