Die Planungsphase dient der weiteren Konkretisierung und Detaillierung der Planung der Vorprojektphase. Ziel der Planungsphase ist ein detaillierter Projektplan, der verschiedene Detailpläne enthält (z.B. Risikoplanung, Aufwandsplanung, Termin- und Meilensteinplanung, Kosten- und Ressourcenplanung).

Typische PM-Aufgaben der Planungsphase sind:

  1. Risikoanalyse und -management
  2. Aufgabenplanung (Projektstrukturplan)
  3. Termin- und Meilensteinplan
  4. Kosten- und Ressourcenplan
  5. Kommunikationsplan

Es macht Sinn, nach der offiziellen Freigabe des Projektauftrags ein so genanntes Kick-Off-Meeting zu veranstalten. In dieser Sitzung, die in der Regel 1-2 Stunden dauern sollte, werden die Inhalte des Projektauftrags nochmals gemeinsam abgestimmt und weiter konkretisiert. Die detaillierte Planungsarbeit sollte dann wiederum in kleineren Teams oder durch den Projektmanager erfolgen (natürlich in Abstimmung mit dem Projektteam).

Planung ist ein kontinuierlicher Prozess in einem Projekt. Die Planungsintensität ist während der Initiierung und Planung am höchsten, allerdings ist auch in den Durchführungsphasen eine rollierende Planung zwingend notwendig!

Risikoanalyse und -management

Jedes Projekt beinhaltet aufgrund seiner Komplexität zwangsläufig diverse Projektrisiken. Der Eintritt eines solchen Risikos kann Kosten erhöhen, Bearbeitungszeiten verlängern, die Zielerreichung gefährden oder sogar den Abbruch eines gesamten Projekts bewirken. Aus diesem Grund ist es notwendig, Projektrisiken schon im Vorfeld zu identifizieren, zu bewerten und in weiterer Folge geeignete Gegenmaßnahmen zu beschließen.

Grundsätzlich sind Projektrisiken nach zwei Kriterien zu durchleuchten:

  • Eintrittswahrscheinlichkeit
  • Schadensausmaß bei Eintritt (= Bedeutung für den Projekterfolg)

Methoden zur Risikoanalyse und -bewertung:

  • qualitativ (z.B. Brainstorming, Gruppendiskussion)
  • quantitativ (z.B. Risiko-Kennzahlen, Risikokosten)

Mögliche Risikoarten sind:

  • Akzeptanzrisiken –> Lösung wird von Betroffenen abgelehnt
  • Qualitätsrisiken –> Ergebnis entspricht nicht der geforderten Qualität
  • Auslastungsrisiken –> Personalressourcen sind nicht in ausreichendem Maße verfügbar (z.B. zeitliche Überlastung, Krankheit, vorrangige Linienarbeit)
  • Kostenrisiken –> Projektbudget reicht nicht aus
  • Terminrisiken –> Terminvorgaben können nicht gehalten werden

Es reicht natürlich nicht aus, Risiken zu identifizieren und zu bewerten. Entscheidend ist, geeignete Gegenmaßnahmen zu treffen. Die häufigsten Risiko-Strategien sind:

  • Vermeidung (z.B. durch Änderung der Projektziele und -inhalte)
  • Verminderung (z.B. durch verstärkte Projektkommunikation)
  • Übertragung (z.B. an den Auftraggeber)
  • Akzeptanz (nur bei strategisch unbedeutenden Risiken)

Der Risikogehalt von Projekten steigt in der Regel mit deren Größe und Komplexität. Der professionelle Umgang mit Projektrisiken ist deshalb oft erfolgsentscheidend.

Das Risikomanagement sollte in einem Projekt ein kontinuierlicher Prozess sein. Es genügt nicht, Risiken zu Beginn eines Projekts zu identifizieren und Gegenmaßnahmen festzulegen. Der Projektleiter muss das Risikomanagement als eine seiner Kernaufgaben über die gesamte Projektdauer begreifen!

Aufgabenplanung (Projektstrukturplan)

Der Projektstrukturplan (kurz PSP) ist ein zentrales Planungsinstrument im Projektmanagement. Ein PSP teilt die Gesamtaufgabe eines Projekts in plan- und kontrollierbare Teilaufgaben und Arbeitspakete. Der PSP sollte möglichst alle Arbeitsschritte beinhalten, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen.

Ein PSP kann entweder grafisch oder in Tabellenform dargestellt werden. Die grafische Darstellung gleicht jener eines Organigramms, die tabellarische Darstellungsform ist eine simple Aufgabenliste.

Die klassischen 3 Ebenen eines PSP sind:

  1. Projekttitel (PT)
  2. Teilaufgaben (TA)
    Teilaufgaben fassen gleichartige Arbeitspakete zusammen. Teilaufgaben sind typischerweise Hauptaufgaben, Funktionen oder Phasen eines Projekts.
  3. Arbeitspakete (AP)
    Ein Arbeitspaket bezeichnet ein Bündel von einzelnen Aufgaben, die der Zielerreichung dienen. Für jedes Arbeitspaket sollte (genau) ein Verantwortlicher definiert werden, wenngleich mehrere Personen an einem Arbeitspaket mitarbeiten können.

Die Teilaufgaben und Arbeitspakete eines Strukturplans werden nummeriert, um die Übersichtlichkeit und Eindeutigkeit zu verbessern:

  • TA: 1, 2, 3 …
  • AP: 1.1, 1.2, 1.3 …; 2.1, 2.2 …

Diese Nummerierung wird als PSP-Code bezeichnet.

Das Projektmanagement ist als gesonderte Teilaufgabe im PSP anzuführen. Typische PM-Arbeitspakete sind:

  • Projektplanung
  • Projektcontrolling
  • Projektkoordination
  • Projektmarketing
  • Projektdokumentation
  • Projektabschluss

In der Regel werden auch Meilensteine im PSP gekennzeichnet. Die vor einem Meilenstein anstehenden Arbeitspakete sollten zur Erfüllung des jeweiligen Meilensteinergebnisses beitragen.

Die Planungsschritte 2. Projektstrukturplan, 3. Termin- und Meilensteinplan und 4. Kosten- und Ressourcenplan sind stark miteinander verbunden. In der Praxis werden sie kaum sequenziell, sondern vielmehr parallel und integrativ durchgeführt.

Termin- und Meilensteinplan

Die Termin- und Meilensteinplanung wird üblicherweise in Form eines Balkenplans dargestellt. Dieser eignet sich als zentrales Kommunikations-, Planungs- und Controllinginstrument im Projekt, da er die logischen Zusammenhänge, Bearbeitungsdauern und sonstigen Details (z.B. Verantwortung, Mitarbeit) der Arbeitspakete zeigt.

Eine mögliche Vorgangsweise zur Planung von Terminen und Meilensteinen in einem Projekt stellt sich wie folgt dar:

  1. Festlegung von Meilensteinen und deren geplante Eintrittsdaten
    “Wann müssen die diversen Meilensteine abgeschlossen sein?”
  2. Ermittlung von logischen Verknüpfungen zwischen den Arbeitspaketen
    “Welche AP müssen abgeschlossen sein, bevor das AP beginnen kann?”
  3. Bearbeitungsdauer je Arbeitspaket (in Tage oder Wochen)
    “Wie lange wird die Erledigung des AP dauern?”
    1. Auslastungsgrad der beteiligten Personen berücksichtigen
    2. nicht zu optimistisch planen (Puffer einplanen)
    3. Urlaubs- und Abwesenheitszeiten berücksichtigen
    4. gegebenenfalls: Reduktion der Bearbeitungsdauer durch Zuteilung weiterer Personalressourcen zu einem AP
  4. Feinabstimmung und Überarbeitung
    “Ist der Terminplan realistisch? Müssen sonstige Fixtermine berücksichtigt werden?”

Kosten- und Ressourcenplan

Ein weiterer wichtiger Teil einer Projektdetailplanung ist die Kosten- und Ressourcenplanung. Aufbauend auf dem Projektstrukturplan und dem Termin- und Meilensteinplan werden die zur Erledigung notwendigen Kosten und Ressourcen geplant.

Im Unterschied zu der Vorprojektphase wird die Kostenschätzung in der Planungsphase aber detaillierter und auf der Basis tatsächlich geplanter Arbeitspakete (aus dem PSP) vollzogen.

Anders ausgedrückt:

  • In der Vorprojektphase erfolgt die Kostenschätzung näherungsweise und aufgrund des definierten Projektrahmens (Ziele und Inhalte). –> top down
  • In der Planungsphase erfolgt die Kostenplanung aufgrund tatsächlich geplanter Arbeitspakete und Aufgaben, für die jeweils Bearbeitungsdauern, Personalkosten und sonstige Fixkosten kalkuliert werden. –> bottom up

Eine mögliche Vorgangsweise zur Kostenplanung ist:

  1. Verantwortung und Mitarbeit wird für jedes Arbeitspaket festgelegt (jeweils nur ein Verantwortlicher pro AP) –> Personaleinsatzplanung.
  2. Gemeinsam mit den zugeteilten Teammitgliedern wird der Arbeitsaufwand pro AP geschätzt (in Stunden, Tagen oder Wochen). Hierbei sollten Erfahrungswerte früherer Projekte herangezogen werden –> Aufwandsschätzung.
  3. Durch die Multiplikation der Arbeitsaufwände mit den individuellen Stundensätzen der zugeteilten Teammitglieder errechnen sich die Personalkosten –> Personalkostenplanung.
  4. In einem letzten Schritt werden pro Arbeitspaket oder für die gesamte Projektdauer die sonstigen Kosten wie z.B. Reisekosten, Beratungskosten, Veranstaltungskosten, Investitionskosten, Materialkosten, Druckkosten, Marketingkosten, IT-Kosten etc. geplant und erfasst.

In jedem Fall sollte die Kosten- und Ressourcenplanung durch eine Software unterstützt werden. Der Einsatz von MS Excel oder MS Project reicht in den meisten Fällen aus. Darüber hinaus gibt es aber eine Vielzahl spezifischer PM-Tools.

Die in diesem Schritt ermittelten und geschätzten Projektkosten sollten nicht höher sein als das bewilligte Projektbudget. Andernfalls ist die Planung anzupassen oder ein überarbeiteter Projektauftrag einzuholen.

Kommunikationsplan

Gerade bei komplexen, veränderungsintensiven und öffentlichkeitswirksamen Projekten ist es wichtig, bereits in der Planungsphase einen Kommunikationsplan zu entwickeln. Dieser enthält Überlegungen zu der geplanten Projektkommunikation mit internen und externen Anspruchsgruppen.

Primäres Ziel ist es, durch eine gezielte und professionelle Kommunikationspolitik die Akzeptanz des Umfelds, der Betroffenen, der beteiligten Mitarbeiter sowie der Entscheidungsträger für ein Projekt und dessen Ergebnisse zu gewährleisten.

In einem Kommunikationsplan wird beispielsweise festgelegt,

  • wer (Anspruchsgruppen)
  • wann (Zeitpunkt, Rhythmus)
  • welche Informationen (Inhalt)
  • in welcher Form (Medium)

erhalten soll.

  1. Agenda Kick-Off Meeting

  2. Risiko-Management einfach

  3. Risiko-Management komplex

  4. Risiko-Management

  5. grafische Darstellung PSP

  6. Checkliste PSP-Erstellung

  7. tabellarischer PSP

  8. Balkenplan

  9. Meilensteinplan

  10. Kostenplan-/Ressourcenplan

  11. Kommunikationsplan

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