Typische PM-Aufgaben der Abschlussphase sind:

  1. Evaluierung & Reflexion
  2. Projektabschlussbericht
  3. Entlastung und Auflösung Projektorganisation

JEDES Projekt sollte einen formalen Abschlussprozess haben. Sonst gehen wichtige Erfahrungen (Lessons Learned) verloren.

Evaluierung & Reflexion

Die Evaluierung soll insbesondere den Projekterfolg messen. Diese Evaluierung sollte zumindest die Beantwortung folgender Fragen umfassen:

  • War das Projekt “on scope – on budget – on time”? – Sprich wurden die inhaltlichen Leistungsziele, die Kostenziele und die Terminziele eingehalten? –> Unternehmensnutzen
  • Ist der Kunde zufrieden? –> Kundenzufriedenheit
  • Wie sieht es mit der Stimmung im Projektteam aus?  –>Mitarbeiterzufriedenheit

Darüber hinaus sollte der Projektverlauf mit möglichst allen Beteiligten reflektiert werden. Was lief gut? Was lief schlecht? Was können wir beim nächsten Mal anders machen?

Zugegebenermaßen wird meist nur in jenen Unternehmen (selbst)kritisch reflektiert, in denen auch eine entsprechende Projektkultur herrscht. Denn in jedem Projekt passieren Fehler. Entscheidend ist aber, dass Fehler wenn möglich nur einmal gemacht werden!

Projektabschlussbericht

Auf der Basis der Projektdokumentation und den Ergebnissen der Projektabschlusssitzung wird ein kurzer Abschlussbericht erstellt. Dieser sollte in komprimierter Form die Ergebnisse der Evaluierung & Reflexion enthalten.

Mögliche Inhalte eines Projektabschlussberichts sind:

  • Projektbeschreibung (Ausgangssituation, Ziele, Inhalte, Budget)
  • Projektdetailplanung (PSP, Terminplan, Kostenplan)
  • Projektrealisierung (Projektänderungen, Controlling-Maßnahmen, Probleme und Störungen während der Durchführung, Erfahrungen)
  • Projektergebnisse (Soll-Ist-Vergleich in Bezug auf Qualität, Kosten, Zeit)
  • Vorschlag zu weiterem Vorgehen (z.B. Folgeprojekte, Umsetzung)
  • Anregungen für künftige Projekte (lessons learned)

Sämtliche Projektabschlussberichte sollten – sofern sie keine vertraulichen Informationen beinhalten – an einer Stelle gesammelt werden. Zukünftige Projektteams sollten die Möglichkeit haben, aus den Dokumentationen und Berichten vorangegangener Projekte Erfahrungen, Planungsansätze, potenzielle Risiken etc. zu übernehmen und zu adaptieren –> aktives Wissensmanagement.

Entlastung und Auflösung Projektorganisation

Die formelle Entlastung des Projektteams erfolgt durch die Unterzeichnung des Abschlussberichts durch den Auftraggeber. Im besonderen Maße wird die Zielerreichung in Bezug auf Qualität – Kosten – Zeit geprüft. Der Auftraggeber kann gegebenenfalls auch Nachbesserungen und Nacharbeiten veranlassen.

Gleichzeitig mit der Entlastung des Projektteams erfolgt auch die Auflösung der Projektorganisation.

  1. Projektabschlussbericht

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